本課堂後，下一課為「網上常用軟件」。
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試算表為使用者提供輸入數值、文字、公式等資料的表單，能夠即時產生計算結果，並可作出統計和資料分析，甚至製成圖表。
課程印刷資料是根據 Microsoft (MS) Office 2003 辦公室軟件而作的，但在課堂上，會以 MS Office 2010 軟件教授，操作介面（interface）有不少差異，熟悉 MS Office 2003 的使用者，在開始使用 MS Office 2010 期間會有點不適應，但亦是無法避免，祇能盡量適應。
開始使用 MS Excel
啟動 Microsoft Excel 11.3
啟動 MS Word 的方式或有多種，視乎個別電腦的設定而定。在一般的設定下，以下是最標準的啟動方式：
開始 Start
→ 所有程式 All Programs
→ Microsoft Office
→ Microsoft Office Excel 2010
MS Excel 的操作介面 11.4
- 檔案名稱
- 功能表列、工具列
- 工作表 worksheet
- 列 row、欄 column
- 儲存格 cell
- 儲存格名稱方塊顯示目前所在的儲存格位置。
- 儲存格編輯列
- 工作表標籤
- 狀態列
圖 11.3 Excel 的操作介面 11.4
圖 11.4 列、欄和儲存格
圖 11.5 儲存格名稱方塊 11.5
表 11.1 部份工具按鈕作用說明 11.6
MS Excel 的基本操作 11.6
F1 鍵 — 網上自助支援
當遇到困難而四周沒有其它任何支援的時候，這是唯一最後可以使用的支援設施。
選取儲存格
選取單一儲存格 11.7
選取多個儲存格
選取整欄或整列儲存格
選取不連續的儲存格 11.9
記得 Ctrl 鍵怎樣用嗎？
輸入資料 11.10
可將以下資料輸入工作表裏，如圖 11.15。
一月份收支表
項目 支出
膳食 3500
供樓 7650
交通 2600
衣服 800
娛樂 500
其它 1480
修改資料 11.11
調整儲存格寬度和高度 11.12
插入儲存格
基本動作
常用
↓
儲存格
插入插入一列後，可將以下資料輸入該列中，如圖 11.20 之下的圖。
供車 2166
複製資料 11.15
清除與刪除儲存格
圖 11.23 與圖 11.24 有清楚的比較。
移動儲存格資料 11.16
自動填滿 11.17
儲存格格式 11.18
文字格式的設定
數字格式的設定 11.19
表 11.2 數字格式按鈕的效果
儲存格資料的對齊
清除格式 11.21
進行基本運算 11.21
Excel 的基本運算子有 +、-、*、/、^ 和 ()。
表 11.3 基本運算子 11.22
要輸入公式，首先要輸入等號 "="，讓 Excel 知道這儲存格將會是公式，然後才輸入公式，如在儲存格 C6 顯示儲存格 C4 和 C5 的數值總和，在儲存格 C6 輸入以下便可。
= C4 + C5
Excel 的其中一項重大功能是懂得自動重新計算。當個別儲存格內的數值改變時，Excel 就會重新計算所有相關的公式，並將結果更新。
如課程資料所述，Excel 還有很多高階的運算功能，其中較為重要及常用的是統計功能。使用 Excel 統計資料時，通常會用到函數，我們祇需提供所需數據，就可以得到結果，無需牢記又長又複雜的公式。
函數的後面部份都有包含資料的括號。這是函數與公式的不同之處。
自動加總 sum(...) 12.3
為課堂練習起見，請開啟上一單元所做的工作表，並在包含「其他」的儲存格（即在 12.2 列出的工作表裏的儲存格 A9）的下一個儲存格（即在 12.2 裏的 A10）輸入「總支出」，然後在適當的儲存格輸入計算總支出的公式，例如：
=B4+B5+B6+B7+B8+B9
或者我們已經想到，若果支出項目冗長，豈非要輸入一條長長的公式？Excel 提供一個內置函數 sum()，將以上的公式簡化，如下：
=sum(B4:B9)
意思是指，將從 B4 至 B9 的數值加起來而得出一個總和。當然，將以上內置函數寫成
=sum(B4,B5,B6,B7,B8,B9)
亦無不可，不過會失去內置函數的設計原意。
若學員們覺得直接輸入內置函數並不容易，Excel 亦提供以下方法輸入：
- 選取目標儲存格（即 B10）；
- 點擊 常用 → 編輯 ∑▼ 的 ∑；
- 選取適當的儲存格（即選取 B4 至 B9）；資料編輯列顯示 =sum(B4:B9) ；
- 按 Enter。
另一方面，內置函數亦可成為公式的一部份。例如二月家庭的總支出預算會增加10%，公式計算如下：
=sum(B4:B9) *1.1
當然，因儲存格，例如課程資料裏的 B10，儲存一月份總支出的公式，所以計算二月份家庭總支出預算的公式可簡化為：
D10: = B10 * 1.1
並儲存在適當的儲存格（如 D10）。
這種簡化是 MS Excel 設計者所提倡的，以達致公式簡化和自動重新計算的雙重目的。要達致以上的雙重目的，盡量以儲存格代替公式。例如三月家庭總支出預算再增加 5%，即相等於二月的 105%，並將結果儲存在儲存格 E10，公式計算如下：
E10: = B10 * 1.1 * 1.05
但要達致以上所述的雙重目的，必需以儲存格代替公式，所以在儲存格 E10 的公式應為：
E10: = D10 * 1.05
總括而言：
不符合以上雙重目的的一組公式
B10: = sum(B4:B9)
D10: = sum(B4:B9) * 1.1
E10: = sum(B4:B9) * 1.1 * 1.05符合以上雙重目的的一組公式
B10: = sum(B4:B9)
D10: = B10 * 1.1
E10: = D10 * 1.05所以，在公司裏修改繁複的工作表之前，一定要盡量瞭解該工作表的結構和公式建立的原意，才能避免在改動工作表時，發生公式計算上的錯誤。
計算最大值 max(...) 12.5
這內置函數會在所提及的儲存格內顯示最大的數值。輸入方法與自動加總大同小異，這裏祇列出不同的地方。
例如，=max(B4:B9) 會顯示從 B4 至 B9 的數值之中的最大值。
若學員們覺得直接輸入內置函數並不容易，Excel 亦提供以下方法輸入：
- 選取目標儲存格（即 B11）；
- 點擊 常用 → 編輯 ∑▼ 的 ▼；
- 選取最大值(M)；
- 選取適當的儲存格（即選取 B4 至 B9）；資料編輯列顯示 =max(B4:B9) ；
- 按 Enter。
計算最小值 min(...) 12.7
這內置函數會在所提及的儲存格內顯示最小的數值。輸入方法與自動加總大同小異，這裏祇列出不同的地方。
例如，=min(B4:B9) 會顯示從 B4 至 B9 的數值之中的最小值。
若學員們覺得直接輸入內置函數並不容易，Excel 亦提供以下方法輸入：
- 選取目標儲存格（即 B12）；
- 點擊 常用 → 編輯 ∑▼ 的 ▼；
- 選取最小值(I)；
- 選取適當的儲存格（即選取 B4 至 B9）；資料編輯列顯示 =min(B4:B9) ；
- 按 Enter。
若所提及的儲存格範圍內有空格（即沒有數值），min(...) 並不理會。為甚麼？
數算 count(...)
這內置函數會數算提及的儲存格內含有數值的數目。輸入方法與自動加總大同小異，這裏祇列出不同的地方。
例如，=count(B4:B9) 會顯示從 B4 至 B9 的範圍裏有數值的數目。
若學員們覺得直接輸入內置函數並不容易，Excel 亦提供以下方法輸入：
- 選取目標儲存格（例如 D12）；
- 點擊 常用 → 編輯 ∑▼ 的 ▼；
- 選取計數(C)；
- 選取適當的儲存格（即選取 B4 至 B9）；資料編輯列顯示 =count(B4:B9) ；
- 按 Enter。
計算平均值 average(...) 12.9
這內置函數會在所提及的儲存格內顯示所儲存數值的平均值。輸入方法與自動加總大同小異，這裏祇列出不同的地方。
例如，=average(B4:B9) 會顯示從 B4 至 B9 的數值的平均值。
若學員們覺得直接輸入內置函數並不容易，Excel 亦提供以下方法輸入：
- 選取目標儲存格（即 B12）；
- 點擊 常用 → 編輯 ∑▼ 的 ▼；
- 選取平均(A)；
- 選取適當的儲存格（即選取 B4 至 B9）；資料編輯列顯示 =min(B4:B9) ；
- 按 Enter。
將以下文字輸入適當的儲存格以作課堂練習，如在 12.10 的圖：
第一次測驗 第二次測驗
第三次測驗 平均成績
中文 72 68 66
英文 85 72 73
數學 74 67 62
總分
最高分
最低分
製作統計圖表 12.13
能將枯燥而單調的一組數字轉化為七彩、美觀、令讀者易於理解的圖表，亦是 MS Excel 的其中一個功能。
以下是製作圖表的基本步驟：
1. 選取要包含於圖表的數值範圍，例如以上的一月份支出表，以圖表顯示各項開支的比重；
2. 插入圖表（基本動作）
插入
↓
圖表插入圖表後，菜單的最右面會出現圖表工具選項。當然，若圖表被移除或不被選定的話，這最右面的選項會隨之消失。
3. 改變圖表設計（基本動作）
圖表工具
設計
↓
圖表版面配置
預覽及列印文件 12.18
檔案
↓
列印
課程內容裏所描述的詳細方法雖然以 MS Excel 2003 版本為主，但在 MS Excel 2010 中亦極具參考價值。
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